参考答案

参考答案(1)办公信息作用的发挥关键在于利用，应通过各种方式开展信息利用服务。办公信犀利用服务的方式有5种，其中信息加工利用服务建立在信息加工的基础上，通过对信息内容进行分析研究、选择、加工、编辑后，利用者利用信息成果。王芳先对17名营销人员的销售量进行了统计，然后把统计表交给销售部负责人，她所使用的正是信息加工利用服务的方式。
　　从王芳的统计表中可以看出能超过销售定额32件工作量的人数仅有2人，因此这个销售定额不合理。王芳发挥秘书的参谋助于作用，将获取的销售信息进行加工利用，使销售部对销售定额的确定有了客观依据，因此发挥了有价值的作用，取得了较好的效果。秘书要围绕中心工作，积极选取合适的信息利用方式，主动开展信息利用服务，将收集、处理、存储的信息提供
　　给利用者，满足他们的需求。
　　(2)办公信息是各项工作和决策的基础，提供办公信息是秘书信息工作的重要任务。要求如下:
　　①及时服务。获得信息后，尽量缩短信息滞留时间，使信息尽快转化为效益。
　　②准确服务。有针对性地广泛获取丰富的信息，认真分析利用需求，准确地提供对决策、指导工作、了解情况有用的信息。
　　③有效服务。注意对日常办公信息的积累，善于进行信息的综合分析，能够积极主动地为利用者查找信息。挖掘有价值的信息。
　　信息利用服务的工作程序包括五个步骤:
　　①熟悉信息内容。了解和熟悉所存储信息的内容和成分。
　　②确定利用需求。要结合工作中心、领导决策、日常管理、分析不同层次的利用对象，找准利用需求。
　　③明确服务途径。信息利用服务具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。面对广泛的信息来源，要结合信息利用服务的对象，选定有效的利用服务的途径。
　　④获取信息材料。通过各种信息利用途径，查找能够满足需求的信息。
　　⑤提供信息服务。按需提供获得的信息及信息加工品。